Pasos clave para definir eficazmente los procesos de datos

En el panorama empresarial actual, impulsado por los datos, tomar decisiones informadas es crucial para el éxito. Sin embargo, establecer procesos de datos eficaces puede llevar tiempo y esfuerzo a las empresas de todos los tamaños. En esta entrada del blog, exploraremos la importancia de definir los procesos de datos y proporcionaremos una guía para ayudarle a sentar unas bases sólidas para la gestión de datos de su organización.

Para garantizar una toma de decisiones basada en datos, es esencial recopilar y estructurar los datos correctos. Aunque poseer excelentes habilidades de análisis de datos es valioso, es igualmente importante establecer estructuras de datos adecuadas. Esto implica comprender su modelo de datos, protegerlo diligentemente e implementar un proceso de gobernanza para evitar modificaciones no autorizadas. La alineación colaborativa entre equipos, como Ventas, Marketing y Servicio, es crucial para acordar el modelo de datos y establecer protocolos de gobierno.

Definir sus procesos de datos

Antes de implementar herramientas de datos, es imprescindible definir sus procesos de datos. Muchas empresas deben evitar saltar directamente a la implementación de herramientas con procesos bien definidos, lo que conduce a la desalineación y la ineficiencia. Como líder de RevOps, empiece por ampliar su actual proceso de ventas centrado en el comprador para abarcar todo el recorrido del cliente. Identifique el origen de los clientes potenciales y realice un seguimiento de las interacciones con los clientes después del proceso de ventas. Preste atención a los traspasos entre equipos y establezca un consenso sobre cómo se definen y miden los datos. Dedicar tiempo a definir los procesos y documentarlos exhaustivamente le ahorrará futuros errores y le permitirá realizar operaciones más fluidas.

En este ejemplo, vamos a analizar cómo se definen los procesos y cómo se documentan.

En este ejemplo, vamos a considerar una empresa SaaS B2B que proporciona una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para los equipos de ventas y marketing en la industria de la tecnología:

Como líder de RevOps, su función es establecer procesos de datos bien definidos que abarquen todo el recorrido del cliente. He aquí cómo puedes abordar este proceso:

Ampliación del proceso de ventas centrado en el comprador:

Comience por examinar su actual proceso de ventas centrado en el comprador y amplíelo para cubrir todo el recorrido del cliente. Esto significa identificar los puntos de contacto y las interacciones que se producen antes y después del proceso de ventas. Por ejemplo, antes de la etapa de ventas, es posible que desee realizar un seguimiento del origen de los clientes potenciales, como las campañas de marketing entrante, las visitas al sitio web o las referencias. Después del proceso de ventas, considere las interacciones posteriores a la venta, como la incorporación del cliente, las solicitudes de asistencia y las oportunidades de upselling. Al ampliar el proceso de ventas, se obtiene una visión completa del recorrido del cliente.

Identificación de traspasos y coherencia de datos:

Preste mucha atención a los traspasos entre equipos y a las áreas en las que se comparten o transfieren datos. Por ejemplo, cuando un cliente potencial es calificado por el equipo de ventas y entregado al equipo de éxito del cliente, es crucial asegurarse de que los datos pertinentes se comparten con precisión. Establezca un consenso en el equipo sobre cómo deben definirse, medirse y capturarse los datos durante estos traspasos. Esta alineación garantiza datos coherentes y fiables a lo largo del recorrido del cliente, lo que reduce la falta de comunicación y agiliza las operaciones.

Documentación exhaustiva de los procesos:

Documentar los procesos definidos es vital para mantener la claridad y facilitar la toma de decisiones en el futuro. Documente exhaustivamente cada paso del recorrido del cliente, incluidos los diferentes puntos de contacto, los métodos de captura de datos y los traspasos entre equipos. Cree diagramas de flujo de procesos o diagramas visuales para comprender cómo fluyen los datos dentro de su organización. Además, defina las métricas y los indicadores clave que se utilizarán para medir el éxito e identificar las áreas de mejora. Esta documentación servirá como punto de referencia para sus equipos, permitiéndoles seguir los procesos establecidos de forma coherente.

Mejora continua y adaptación:

Reconozca que la definición de procesos no es una tarea de una sola vez, sino un esfuerzo continuo. A medida que su empresa evoluciona y las necesidades de los clientes cambian, revise y perfeccione sus procesos de datos. Evalúe periódicamente la eficacia de los procesos definidos, recabe opiniones de los equipos y realice los ajustes necesarios. La mejora continua garantiza que sus procesos de datos sigan siendo relevantes y estén alineados con las metas y objetivos de su empresa.

Al dedicar tiempo a definir y documentar exhaustivamente sus procesos de datos, establece una base sólida para unas operaciones eficientes y una toma de decisiones basada en datos. Este enfoque ayuda a evitar la desalineación, mejora la colaboración en equipo y permite un viaje fluido del cliente. Al evaluar y mejorar constantemente sus procesos, se asegura de que sigan siendo eficaces y adaptables a la dinámica cambiante de su entorno empresarial.

Establecimiento de un marco de gobierno de datos

La gobernanza de datos es el marco interno que garantiza la disponibilidad, usabilidad, integridad y seguridad de los datos. Como líder de RevOps, es su responsabilidad encabezar el establecimiento de un marco de gobierno de datos. Un diccionario de datos, que documente los puntos de datos clave y sus relaciones entre los sistemas, es una herramienta esencial. Ayuda a identificar discrepancias e incoherencias, facilitando la gestión de datos. Hay que hacer hincapié en la simplicidad y claridad de las estructuras de datos, permitiendo al mismo tiempo la personalización necesaria. Vincule la gobernanza de los datos a la elaboración de informes, ya que permite obtener perspectivas significativas al garantizar la precisión y fiabilidad de los datos.

La gobernanza de los datos es una herramienta esencial.

En nuestro ejemplo de empresa B2B SaaS, establecer un marco de gobierno de datos es crucial para garantizar la disponibilidad, usabilidad, integridad y seguridad de los datos. Como líder de RevOps, usted desempeña un papel fundamental a la hora de encabezar este esfuerzo.

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Así es como puede establecer un marco de gobierno de datos eficaz:

1. Crear un diccionario de datos: Desarrolle un diccionario de datos que sirva como guía de referencia exhaustiva para los puntos de datos clave y sus relaciones en los diferentes sistemas. Este diccionario debe incluir una definición clara de cada punto de datos, su fuente, formato y cualquier transformación aplicada. Al documentar estos detalles, podrá identificar rápidamente las discrepancias e incoherencias dentro de sus datos, lo que facilitará una mejor gestión de los datos y la toma de decisiones.

   El diccionario de datos le ayudará a identificar las discrepancias e incoherencias dentro de sus datos.

2. Simplifique y aclare las estructuras de datos: Haga hincapié en la simplicidad y claridad de sus estructuras de datos. Evite complejidades innecesarias y procure estandarizar los formatos de datos y las convenciones de nomenclatura en todos los sistemas. Esta coherencia garantiza que los equipos de toda la organización puedan comprender y utilizar fácilmente los datos. Sin embargo, también es importante permitir la personalización necesaria para dar cabida a los requisitos específicos del negocio.

    

3. Garantizar la precisión y fiabilidad de los datos: Vincule su marco de gobierno de datos a los procesos de elaboración de informes. Establezca directrices y protocolos para garantizar la precisión, integridad y fiabilidad de los datos al generar informes o extraer perspectivas. Esto incluye establecer comprobaciones periódicas de la calidad de los datos, definir procedimientos de validación de datos e implementar medidas para detectar y resolver rápidamente cualquier problema con los datos. Usted permite una toma de decisiones más segura e informada al priorizar la precisión y fiabilidad de los datos.

    

4. Mejore la seguridad y el cumplimiento de los datos: Dada la naturaleza sensible de los datos sanitarios en nuestro ejemplo, priorice la seguridad y el cumplimiento de los datos. Para proteger la información sensible, aplique medidas de seguridad sólidas, como controles de acceso, cifrado y técnicas de enmascaramiento de datos. Garantice el cumplimiento de las normativas pertinentes del sector, como la HIPAA, para mantener la privacidad de los datos y cumplir los requisitos legales. Lleve a cabo auditorías y evaluaciones periódicas para identificar y abordar cualquier vulnerabilidad o riesgo para la seguridad de los datos.

    

   La seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones de la empresa.

5. Fomentar la colaboración y la comunicación: La gobernanza de datos es un esfuerzo de colaboración que implica a múltiples equipos y partes interesadas. Establezca canales claros de comunicación y colaboración para garantizar que todos entienden y se adhieren al marco de gobierno de datos. Fomente las discusiones interfuncionales y el intercambio de conocimientos para fomentar una cultura de administración de datos y responsabilidad. Revisar y actualizar periódicamente el marco de gobierno de datos en función de la retroalimentación y la evolución de las necesidades del negocio.

    

Manejo del 'Tech Stack'

El establecimiento de un marco sólido de gobernanza de datos sienta las bases para una gestión y utilización eficaces de los datos dentro de su empresa B2B SaaS. El diccionario de datos, las estructuras de datos simplificadas, el énfasis en la precisión de los datos y las medidas de seguridad contribuyen a mejorar la toma de decisiones y la generación de insights. La colaboración y la comunicación entre los equipos garantizan el éxito de la implementación y la adhesión al marco de gobernanza de datos, promoviendo una cultura impulsada por los datos en toda la organización.

Una vez que los procesos y la gobernanza de datos están en su lugar, es el momento de considerar las herramientas y tecnologías que apoyan sus esfuerzos de gestión de datos. Ya sea implementando una plataforma de software CRM u optimizando una pila tecnológica existente, su papel como líder de RevOps es crucial. Debe asegurarse de que las herramientas se alinean con los procesos establecidos y se adhieren a las normas de gobernanza de datos. Evalúe el impacto en la experiencia del cliente cuando añada o elimine herramientas. Busque oportunidades para consolidar la funcionalidad dentro de las herramientas fundacionales existentes en lugar de introducir una complejidad innecesaria: aproveche las reglas de gobernanza de datos para equilibrar la profundidad y la complejidad en su pila tecnológica.

Definir los procesos de datos es vital para construir una base sólida para una gestión de datos eficaz. Al recopilar y estructurar los datos de forma adecuada, definir los procesos, establecer un marco de gobierno de datos y gestionar su pila tecnológica de forma meditada, podrá liberar el verdadero potencial de los datos de su organización. Recuerde que el esfuerzo invertido en estos pasos se verá recompensado con una mayor capacidad de toma de decisiones y una mejor experiencia del cliente.